Jesteśmy najlepsi

Aktualności

Aenean sagittis mattis purus ut hendrerit. Mauris felis magna, cursus in venenatis ac, vehicula eu massa. Quisque nunc velit, pulvinar nec iaculis id, scelerisque in diam. Sed ut turpis velit. Integer dictum urna iaculis vestibulum finibus. Etiam tempus dictum rhoncus. Nam vel semper eros. Ut molestie sit amet sapien vitae semper. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. 

07 czerwca 2018
Die Control 2018 to nasze najważniejsze wydarzenie w tym roku: innowacyjne rozwiązanie DSGVO do
06 maja 2018
ConSense COMPACT z nagrodą INNOVATIONSPREIS-IT    Nasze proste i ekonomiczne rozwiązanie dla profesjonalnego i opartego

Zadzwoń do nas: +48 661 098 407

Aktualności / BLOG

Już są! Nowe Kryteria Wewnętrznego Systemu Kontroli! 

 

Na początku lutego 2017 roku na stronie Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji (www.pcbc.gov.pl) opublikowane zostały nowe Kryteria dotyczące Wewnętrznego Systemu Kontroli – WSK, z uwzględnieniem wymagań normy ISO 9001:2015. 


Wewnętrzny System Kontroli (WSK) jest narzędziem służącym do zapewnienia kontroli obrotu towarami strategicznymi dla bezpieczeństwa państwa. Ważną sprawą jest świadomość, że system ma zapewnić bezpieczeństwo transakcji, a nie jakość produktu czy usług. WSK jest wdrażany w przedsiębiorstwach, które biorą udział w międzynarodowym obrocie towarami o znaczeniu strategicznym czyli produktami podwójnego zastosowania (Dual-Use) lub uzbrojeniem (Military-List).

  

WSK jest oparty na strukturze normy ISO 9001 tzn., że obejmuje on wszystkie wymagania ISO 9001 oraz dodatkowe, specyficzne dla wewnętrznego systemu kontroli. 

W związku z wydaniem nowej normy ISO 9001 aktualizacji uległy również kryteria dotyczące WSK.

 

Co się zmieniło?


Na pierwszy rzut oka widać, że zmianie uległa liczba wymagań dodatkowych dotyczących systemu WSK (poprzednie wydanie WD01

do WD16, nowe wydanie W01 do W10). Nie oznacza to jednak, że 6 wymagań przestało obowiązywać – niektóre straciły ,,rangę” wymagania dodatkowego, a inne zostały scalone. Widoczny jest również wygląd Przewodnika – jest on zbudowany na podstawie normy ISO 9001:2015, jednak nie ma szczegółowych odniesień do poszczególnych punktów normy.

 

4. Kontekst organizacji
Podobnie jak w normie ISO 9001:2015 nowością jest konieczność określenia kontekstu organizacji (strony zainteresowane oraz czynniki zewnętrzne i wewnętrzne). 
Zakres WSK powinien obejmować wszystkie komórki i jednostki organizacyjne, które są związane z obrotem towarami strategicznymi

 

5. Przywództwo
W punkcie 5. omówiono, kto może być klientem w rozumieniu WSK:
⦁    nabywca towaru, technologii lub usług dotyczących uzbrojenia lub produktów podwójnego zastosowania oraz,
⦁    organy administracji, w tym, w szczególności te, które określono w obowiązujących przepisach prawa w zakresie tego rodzaju obrotu.
Wymaganie dodatkowe W 02 wskazuje, że zadania poszczególnych komórek organizacyjnych związanych z kontrolą i zarządzaniem obrotem i zasadami doboru pracowników w firmie powinny być udokumentowane i znane uczestnikom WSK.
Wyszczególniono 13 obszarów WSK:
a.    analiza transakcji (weryfikacja klienta i innych uczestników transakcji, sprawdzenie czy kraj nie jest objęty sankcjami oraz

czy nie ma ograniczeń dla towaru spoza Polski w zakresie dalszego obrotu),
b.    klasyfikacja towarów lub uzyskiwanie tej informacji od dostawcy towaru, 
c.    analiza konieczności uzyskania zezwoleń dla transakcji oraz występowania o zezwolenia, 
d.    zwalnianie wyrobu lub wstrzymywanie transakcji, 
e.     powiadamianie partnerów handlowych o strategicznym charakterze towaru i wymaganiach prawnych z tym związanych, 
f.    występowanie o zezwolenia na obrót oraz powiadamianie organów administracji o zamiarze dokonania transakcji – jeśli przepisy tego wymagają, 
g.    prowadzenie ewidencji obrotu, 
h.    składanie okresowych informacji do właściwych organów administracji państwowej zgodnie z obowiązującym prawem, 
i.    planowanie, prowadzenie i rozliczanie auditów wewnętrznych dot. WSK w tym wyznaczanie auditorów, 
j.    określanie, zatwierdzanie i rozliczanie działań korygujących dot. WSK 
k.    utrzymywanie kompetencji osób uczestniczących w WSK w tym poprzez okresowe szkolenia,
l.    nadzorowanie podwykonawców w zakresie utrzymywania bezpieczeństwa transakcji, 
m.    powiadamianie odpowiednich osób w ramach WSK i organów administracji w przypadku stwierdzenia naruszenia obowiązujących przepisów. 
W uwadze nr 3 do punktu 5 pojawia się zalecenie stworzenia schematu organizacyjnego wraz ze wskazaniem osób uczestniczących

w WSK i ich zadań.
Wyznaczenie przedstawiciela kierownictwa ds. kontroli obrotu nie jest już wymaganiem dodatkowym (WD06), pojawia się w uwadze 3. do punktu 5. Jego zadania opisane w punkcie 5.5.2. poprzedniego wydania zostają przeniesione z kosmetycznymi zmianami do uwagi nr 4 punktu 5.

 

6. Planowanie

Stosuje się wymagania normy ISO 9001:2015.

 

7. Wsparcie

Wymaganie dodatkowe W 03 odpowiada poprzedniemu wymaganiu WD 08 z jedną ważną zmianą, którą jest określenie zasad komunikacji w WSK, co również pojawiło się w nowym wydaniu ISO 9001.
Wcześniejsza Uwaga 1. do WD 08 dotycząca szkoleń personelu staje się częścią wymagania W03 (Organizacja powinna określić zasady planowania i realizacji szkoleń.)

W 04 Archiwizacja danych w poprzednim wydaniu Przewodnika była wspomniana 
w punkcie WD 04 ((…) zapisy powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano obrotu, a zasady dostępu do nich powinny być jasno określone.) Obecnie czas i zakres przechowywania określa ustawa 
i rozporządzenie ministra gospodarki. 

W 05 zasady i tryb postępowania przy realizacji zamówień

Zgodnie z ww. wymaganiem organizacja powinna posiadać udokumentowaną informację potwierdzającą sposób przeprowadzania transakcji dot. obrotu. 
Wymieniono również co powinien obejmować nadzór nad transakcją:

a.    ewidencję obrotu towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym, 
b.    zezwolenia, wnioski o zezwolenia i inne udokumentowane informacje dotyczące kontroli obrotu, dostarczone przez organy administracji państw uczestniczących w obrocie, 
c.    oświadczenia podmiotów dotyczące klasyfikacji wyrobów będących przedmiotem obrotu, 
d.    oświadczenia dotyczące przeznaczenia wyrobów składane przez importerów, odbiorców oraz końcowych użytkowników oraz informacje o strategicznym charakterze wyrobów przekazywane do odbiorców, 
e.    kopie list odmów, z których korzystano podczas weryfikacji partnerów handlowych dla danej transakcji, 
f.    umowy i zamówienia oraz inne dokumenty handlowe (np. listy przewozowe, faktury, świadectwa pochodzenia itp.), 
g.    korespondencję zewnętrzną i wewnętrzną związaną z obrotem towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym w tym w szczególności decyzje o realizacji transakcji lub jej wstrzymaniu, informacje o klasyfikacji wyrobu, wnioski o uzyskanie zezwolenia na obrót, zgłoszenia zamiaru sprowadzenia towaru do Polski, zgłoszenie o korzystaniu z krajowych
 i europejskich zezwoleń generalnych, roczne raporty oraz informacje o zmianach przekazywane do organów administracji. 

 

8. Działania operacyjne

Jako wskazanie zapisano określenie i udokumentowanie zasad postępowania w przypadku naruszenia procedur, które powinny określać odpowiedzialność i tryb powiadamiania:

a.    odpowiednich organów administracji odpowiedzialnych za kontrolę obrotu wyrobami strategicznymi;
b.    osób wewnątrz organizacji, które powinny zostać poinformowane w takich przypadkach.

 

Zakupy

Wymagania odnośnie zakupów nie uległy znaczącym zmianom. 

Zalecenie o obowiązku informowania odpowiednich instytucji w przypadku zagubienia lub uszkodzenia własności klienta lub dostawcy zewnętrznego zostało przekwalifikowane na wymaganie (W 06).

 

9. Ocena efektów działania

W 08 (poprz. WD 13) odnosi się do programu auditów wewnętrznych. Nie ma już wprost sformułowania, że należy przeprowadzać audyty wewnętrzne co najmniej raz w roku.

 

10. Doskonalenie

W 10 (poprz. WD 15 i WD 16) działania korygujące związane z obrotem wyrobami strategicznymi powinny być zatwierdzane przez pełnomocnika ds. obrotu towarami strategicznymi, a sposób postępowania powinien być opisany w formie udokumentowanej informacji. 
Do punktu 10. została dodana bardzo istotna uwaga, która mówi, że w przypadku naruszenia przepisów związanych z kontrolą eksportu, zaleca się w określonych przypadkach uruchomić procedury dyscyplinarne wobec osób odpowiedzialnych.

Nowe Kryteria Wewnętrznego Systemu Kontroli - WSK

21 marca 2017
07 czerwca 2018
Die Control 2018 to nasze najważniejsze wydarzenie w tym roku: innowacyjne rozwiązanie DSGVO do
06 maja 2018
ConSense COMPACT z nagrodą INNOVATIONSPREIS-IT    Nasze proste i ekonomiczne rozwiązanie dla profesjonalnego i opartego

Copyright by EMBE Consulting

ZADZWOŃ

+48 661 098 407

 

LUB NAPISZ

Twój e-mail:
Treść wiadomości:
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany - dziękujemy.
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!

ZAPRASZAMY NA NASZE STRONY

 

EMBE CONSULTING JEST JEDYNYM W POLSCE PRZEDSTAWICIELEM NIEMIECKICH PRODUCENTÓW OPROGRAMOWANIA